É muito bom ter uma empresa especializada para administração condominial. Para isso, existem as administradoras de condomínio, e mais do que isto existem as boas e tradicionais administradoras de condomínios.

Porém, a escolha ideal depende do conhecimento e compreensão do tipo de serviços que elas oferecem e a forma como elas podem ajudar os condomínios.

O principal serviço de uma administradora de condomínios é cuidar das áreas administrativa, jurídica e de recursos humanos do condomínio.

Resumidamente, a empresa escolhida fica responsável pela parte mais prática e burocrática da gestão condominial. Entre suas principais atribuições, estão:

• Elaborar a folha de pagamento dos funcionários e contratos de trabalho;

• Emitir boletos de pagamento da taxa condominial;

• Gerenciar contas a pagar;

• Organizar o acesso aos documentos do condomínio e a pasta de prestação de contas;

• Gerenciar os encargos previdenciários;

• Fazer a gestão tributária do condomínio;

• Montar os demonstrativos de receitas e despesas;

• Realizar as cobranças em caso de inadimplência ou multas;

• Orientar a gestão do fundo de reserva condominial, de conformidade com o previsto na Convenção de Condomínio;

• Oferecer assessoria ao síndico e aos condôminos.

Todos os serviços prestados pela administradora de condomínios devem estar estipulados em contrato, que deve ser respeitado por ambas as partes.

É preciso ressaltar, ainda, que todas as decisões finais devem ser tomadas com a concordância do síndico, que é o principal responsável pelo condomínio. Caso ocorra um problema durante o mandato, o gestor será o primeiro a responder civil e criminalmente.

No entanto, existe uma responsabilidade solidária entre o condomínio e a administradora. Isso significa que, se o problema for causado pela má gestão da administradora, a empresa também poderá vir a responder judicialmente pelo ato. Logo, existe uma responsabilidade civil (e, às vezes, criminal) da administradora do condomínio, bem como do administrador autônomo do condomínio.

Quais são os benefícios de contratar uma administradora?

Contratar uma administradora de condomínio não é obrigatório, mas nos dias atuais com tantas obrigações, datas e multas a contratação traz uma série de benefícios para o patrimônio coletivo, os moradores e o próprio síndico.

Algumas das vantagens de contar com uma administradora de condomínio são:

• Receber auxílio qualificado na hora de cuidar das questões burocráticas, contábeis e jurídicas do condomínio;

• Melhor controle da inadimplência, visto que a empresa possui maior experiência sobre como realizar cobranças judiciais;

• A carga de trabalho do síndico é reduzida, deixando-o com mais tempo para focar em outras demandas e em novas formas de melhorar a vida em comunidade;

• É possível que a administradora auxilie na realização de reuniões de assembleias, treinamentos de funcionários, captação de orçamentos com empresas terceirizadas, e demais atividades essenciais da rotina condominial.

Por lidar com as contas de diversos condomínios, as empresas especializadas em administração condominial conseguem reduções nos valores de taxas bancárias. Desta forma, elas podem gerenciar a verba do condomínio, buscando reduzir despesas, o que também contribui para a diminuição do valor das taxas condominiais.

Como avaliar antes de contratar?

A primeira coisa fazer é avaliar a situação do condomínio. Será que o empreendimento tem condições financeiras de contratar uma administradora? Além disso, é essencial analisar o perfil do próprio síndico.

Essas análises são essenciais, tendo em vista que ambas as partes devem trabalhar em conjunto para melhorar as condições e proporcionar ainda mais harmonia ao condomínio.

Nota do Editor: José Roberto Iampolsky é CEO da Paris Condomínios (www.pariscondominios.com.br), empresa criada em 1945 para administrar condomínios e alugueis.