Empresas entram no ritmo de busca por resultados depois do carnaval, apenas. É normal na visão de consultores de negócios, considerando a rotatividade de colaboradores no período de férias, as festas de final de ano, a baixa nas vendas em muitos segmentos e, sobretudo, as poucas oportunidades que comumente surgem no primeiro trimestre do ano. “Contudo, adiar o planejamento estratégico anual corporativo significa deixar muito dinheiro na mesa”, alerta Alyne Lopes, consultora da empresa especializada Alma Negócios (www.almanegocios.com.br). Na sequência, ela explica como contornar a questão para que as metas sejam satisfatórias a curto, médio e longo prazo por meio de ações estruturadas.

“O empresário tende a entrar em uma cultura de fazer as coisas sem planejar ao longo prazo. Muitas empresas crescem neste sistema, mas certamente poderiam ganhar mais em seus resultados, produtividade e margem de lucro se organizassem seu plano de ação olhando o futuro e revisando o presente”, explica a profissional.

De acordo com Alyne, resultados grandiosos requerem ações grandiosas. “É um trabalho de formiguinha, não se consegue planejar o que queremos alcançar de metas dentro do mês e executar colhendo os frutos naquele mesmo instante”.

Por onde começar e como seguir

O objetivo de um planejamento estratégico é saber em que ponto a empresa está em seu desenvolvimento e aonde quer chegar. “Este é o primeiro item a se analisar”, orienta Alyne.

Sabendo onde se deseja chegar, deve-se percorrer o caminho de trás para frente, estabelecendo pontos de verificação, os chamados check-points, que vão direcionar os esforços. “Estes pontos devem ser pensados encima de metas Smart, ou seja: específicas (S), mensuráveis (M), atingíveis (A), relevantes (R) e temporais (T), preferencialmente a cada trimestre”.

O passo seguinte é “cascatear” os itens de rotina entre um check-point e outro. Para isso, Alyne sugere a metodologia OKR (Objectives and Key Results), aplicada nas empresas assessoradas pela Alma Negócios e também utilizada por grandes multinacionais, como a Google. As OKRs são objetivos claros mensurados por indicadores específicos, servem para tornar o futuro pretendido algo em mais tangível para o negócio. “Pode-se montar todo este cenário em plataformas prontas e específicas para o fim de planejamento estratégico ou, mesmo, em uma planilha de Excel ou arquivo de Word. O importante é abrir o computador e começar a estruturação”.

A consultora Alyne Lopes exemplifica a aplicação: “posso ter um objetivo mais lúdico como ter clientes felizes, aí precisamos desdobrar quais são os números que vão nos indicar que os nossos clientes estão felizes. Para isso poderíamos dizer que os resultados chave (KR) correspondentes poderiam ser atingir um NPS (net promoter score) maior que 80%, reduzir o tempo de atendimento em 15%, aumentar o ticket médio em 20%, entre outros. A grande questão é você ter um objetivo e definir quais são os balizadores que vão dizer se você chegou nele ou não. Tenha um conjunto entre três e cinco resultados chave (KRs) para cada objetivo (O)”.

A rotina de trabalho deve ser um aliado dos envolvidos, visto que nela deve estar uma agenda com eventos programados e compatíveis com o planejamento estratégico, sendo o próximo passo a atualização do plano de ação que levará às OKRs estabelecidas. “Sem agenda, não há resultado. Deixar para pensar sobre o futuro nos finais de semana, não funciona, não caia nesta ideia”, alerta Alyne.

A síntese do planejamento estratégico

1 - Estabeleça o ponto de start e o ponto de chegada desejado para o ano, conforme metas do seu negócio;

2 - Inclua check-points smart (preferencialmente trimestrais) entre o início e o final do seu planejamento estratégico;

3 - Entre um check point e outro, defina indicadores de medição (pode ser usando OKRs);

4 - Defina as ações necessárias para atingir as OKRs, ajustando a rotina e a agenda de produção dos envolvidos;

5 - Na revisão dos check-points, aprenda com os erros e ações não cumpridas, aprofundando nos “porquês” junto com a equipe e se preparando para não cometer os mesmos erros no próximo ciclo.

Pontos que fazem procrastinar

1 - Falta de conhecimento;

2 - Desvalorização dos resultados a longo prazo;

3 - Frustração quando o planejamento não acontece.

Na Alma Negócios, o lema é “não fazer terra arrasada quando o planejamento não deu certo”. Neste caso, a instrução é analisar cada ponto, melhorando o que for preciso e identificando os motivos que não fizeram o planejamento acontecer. “Tudo é aprendizado se você aprofundar os ´porquês´”, enfatiza a consultora Alyne Lopes.

Conforme cita os especialistas, a pandemia acelerou mecanismos de gestão, de marketing, de vendas e de relacionamento com mercado. “Entender como funcionam os multicanais e a rotina do cliente, por exemplo, era uma demanda já latente que passou a ser obrigatória. Pode-se considerar no planejamento estes e outros novos processos no planejamento das organizações, prevendo tendências e ameaças diante da concorrência”, lembra.

O “feeling” tende a funcionar em grande parte dos casos, contudo, é o planejamento estratégico que revela os ajustes para a maior performance. “Ele não é um contrato assinado, mas sim um balizador. Pode e deve ser reavaliado conforme as oportunidades e demandas de mercado”, finaliza a consultora da Alma Negócios, Alyne Lopes.

Para quem deseja aprofundar mais na importância de um planejamento estratégico, Alyne recomenta a biografia “A Estratégia do Oceano Azul”, publicado pelos representantes do The Blue Ocean Strategy Institute com o objetivo de ensinar empreendedores e gestores a investir em mercados ainda inexplorados, logo, a incluir novas ações organizadas em seu planejamento e suas rotinas.