Água, luz, telefone, aluguel, tributos, plano de saúde, mensalidade escolar. A lista de contas a pagar no mês é extensa. E a quantidade de papel gerado também. Além dos boletos, tem ainda os comprovantes de pagamento, que devem ser guardados sempre juntos.

Saber quais documentos devem ser guardados e por quanto tempo ajuda a manter a organização domiciliar. O tema é assunto do conteúdo especial produzido pela Biblioteca Virtual do Governo do Estado de São Paulo no mês de maio. Consulte o acervo da Biblioteca Virtual aqui.

Até o dia 31 deste mês, as empresas prestadoras de serviço, públicos ou privados, devem enviar aos clientes e consumidores os comprovantes de quitação anual, referente a 2011. A Lei Federal nº 12.007, de 2009, obriga as empresas a emitirem e encaminharem essa declaração de quitação aos seus clientes.

Fornecedores de água, energia elétrica, telefonia, TV por assinatura, internet, operadoras de cartão de crédito, empresas de planos de saúde e/ou odontológicos, escolas, entre outros serviços contínuos, devem seguir essa regra. O documento deve informar os valores pagos de janeiro a dezembro do ano passado, ou, a partir do mês que o consumidor adquiriu o serviço.

Também precisa constar a informação de que este documento substitui, para a comprovação das obrigações do consumidor, as quitações dos faturamentos mensais dos débitos do ano a que se refere e dos anos anteriores, conforme diz a legislação.

Segundo a Fundação Procon-SP, só tem direito a receber esse comprovante quem estiver em dia com os pagamentos e não possuir nenhum débito com a empresa. Caso algum débito seja objeto de contestação judicial, o direito à declaração de quitação será apenas dos meses não questionados.

Caso não receba o seu comprovante, entre em contato com o seu fornecedor de serviços, de preferência por escrito, e solicite sua entrega. Se mesmo assim ele não o fizer, procure o Procon de sua cidade ou a agência reguladora do setor e faça uma reclamação. Em último caso, você poderá entrar com uma ação judicial - através do Juizado Especial Civil, Ministério Público ou até mesmo pela Defensoria Pública - pleiteando a entrega do recibo anual.

Fique atento ao boleto ou fatura do mês de maio. Muitas empresas optam por incluir o relatório de débitos nele, em vez de enviar uma carta a parte. Lembre que os recibos e faturas do ano corrente devem ser mantidos até o mês de maio do ano que vem.

Organize a documentação

Cada tipo de comprovante tem um tempo mais adequado (ou obrigatório) para ser mantido e é importante conhecer esses prazos. É sempre bom guardar as faturas ou as declarações anuais até a data de prescrição das dívidas, para fins de prevenção. Veja, a seguir, os prazos indicados para manter a guarda de documentos:

Por 5 anos

- Tributos municipais, estaduais e federais;

- Água, luz, telefone e gás;

- Plano de saúde;

- Mensalidade escolar (incluindo pagamentos de cursos livres);

- Honorários de profissionais liberais (advogados, médicos, dentistas etc.);

- Cartão de crédito.

Por 3 anos

- Aluguel.

Por 1 ano

- Seguros em geral (a proposta, a apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência);

- Despesas em hotéis.

Casos específicos

- Bens duráveis (eletroeletrônicos, eletrodomésticos, automóveis etc.): as notas fiscais devem ser guardadas durante toda a vida útil do produto, a partir da sua aquisição. Alguns recomendam que se guarde até o final da garantia, mas ainda assim é melhor manter os recibos, pois existe a possibilidade de haver defeitos que não são de fácil constatação (como um defeito no freio, no caso de um veículo), os chamados “vícios ocultos”. A mesma regra também vale para os certificados de garantia.

- Financiamento de imóveis e carros: até o fim do processo de quitação, com a transferência do bem para o nome do comprador ou do registro da escritura.

- Consórcio: declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.

- Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado (sem dívidas).

- Condomínios: declarações de quitação de pagamento devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 (dez) anos.

- Informações complementares sobre aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência (somente para casos onde haja uma efetiva relação de consumo - consumidor e uma empresa/administradora. Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constitui relação de consumo).

- Convênio médico: proposta e contrato por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos referentes, no mínimo, aos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.