“Vocês estão vendo minha tela?”. “Seu microfone está fechado”. Talvez essas sejam algumas das frases que mais falamos e ouvimos na rotina de trabalho nos últimos doze meses. As reuniões online vieram para ficar e aparentemente sem data para acabar. Algumas vezes motivadas pela falta de contato, outras pela falta de confiança, mas o fato é que nem sempre elas precisariam durar o tempo que têm durado. E muitas delas nem deveriam ser realizadas.

Para ter uma ideia do número de profissionais que tiveram esse formato de reuniões incluído na rotina, basta observar a quantidade de empresas em regime de home office. De acordo com o relatório Demanda por Talentos no Cenário Atual, divulgado pela Robert Half, entre abril e dezembro de 2020, 80% das vagas trabalhadas pela consultoria de recrutamento eram para trabalho remoto: um aumento de 75%, se comparado às vagas ofertadas em 2019.

E não há como negar que o formato pegou muitos gestores e líderes despreparados para os desafios dessa modalidade. A clássica frase “essa reunião poderia ter sido um e-mail” já se tornou viral na internet e, consequentemente, demonstrou que o problema não atinge somente uma ou duas empresas, e sim todo o mercado. Para os gestores, essa brincadeira pode servir de alerta: como posso otimizar as reuniões do meu setor?

O primeiro passo para reduzir o tempo e frequência das reuniões é definir o formato de comunicação que a equipe irá usar e deixar isso claro para todos. Canais de contato transparentes e claros auxiliam na comunicação do dia a dia e evitam a necessidade de fazer reuniões para esclarecer dúvidas ou entraves da rotina de trabalho.

Porém, se a reunião for inevitável, adotar medidas para mantê-la organizada e produtiva são essenciais. Uma periodicidade bem definida é um dos passos que podem auxiliar. Se a equipe souber a data das reuniões e o objetivo claro desse encontro virtual, poderão preparar o material previamente e deixar a discussão mais assertiva. Além disso, compartilhar com todos uma pauta prévia do que será conversado e também uma ata com prazos, atividades e os responsáveis por cada atividade ao final do encontro fazem o fluxo de trabalho funcionar de forma mais ágil e prática.

Outro ponto importante é entender exatamente quem deve participar de cada reunião. A ideia de chamar a equipe toda, para deixar todos cientes de uma nova atividade, pode parecer inclusiva, mas toma mais tempo e pode gerar o sentimento de repulsa, pelo fato de a pessoa estar em mais um encontro sem necessidade. Para resolver isso, o ideal é chamar somente os envolvidos diretos e, para informar a todos, usar os canais de comunicação definidos, como e-mail, grupos em aplicativos de mensagem direta ou plataformas internas. E, para aqueles que forem convocados para o encontro virtual, é essencial pontuar a importância de ligarem suas câmeras, isso torna a reunião mais interativa e mostra o interesse de cada participante, já que, deixando a câmera desligada, não é possível identificar se os participantes estão mesmo atentos ao conteúdo.

Além da importância para aumentar a qualidade do trabalho e a produtividade durante o home office, as reuniões também são uma excelente ferramenta para que o gestor entenda sua equipe e gere uma conexão com os colaboradores nesse período difícil. Por isso, utilizar esses encontros para se aproximar das pessoas, identificar problemas que afetam o trabalho e entender os desafios da vida pessoal para poder oferecer auxílio àqueles que demonstrarem dificuldades podem ser táticas assertivas. Afinal, essa reunião também pode ser uma demonstração de empatia!

Nota do Editor: Matthias Schupp é CEO da Neodent e EVP do Grupo Straumann da América Latina.