As videoconferências passaram a ser parte da nossa realidade, uma forma de acompanhar o mundo externo. Shows, noticiários, bate-papo com os amigos, atividades acadêmicas e de teletrabalho. Essa foi uma solução encontrada devido a necessidade de afastamento social provocada pela pandemia da COVID-19. Sendo uma nova ferramenta para a maioria das pessoas, exige algum grau de adaptação e aprendizagem, especialmente para as atividades de profissionais ou mais formais.

Quanto maior o tempo gasto com a plataforma, maior o nível de competência adquirido. São vários os aspectos a serem observados no uso das ferramentas de web conferência, a intenção do texto é indicar caminhos para facilitar e contribuir com a adaptação no uso destes artefatos. Assim, vamos aos mais relevantes: mediação de uma conferência, aspectos técnicos, ética e comportamento.

Se você pretende melhorar a percepção de sua audiência e sua própria experiência nas videoconferências, confira as dicas abaixo:

1 - Eleja um mediador

Havendo três ou mais pessoas, a primeira questão refere-se à necessidade de alguém que organize a conferência. Tanto do ponto de vista da tecnologia, como programar a plataforma (se for o caso), quanto na condução da reunião. O mediador deve orientar sobre a dinâmica da reunião, regras de conduta e coordenação de todo o processo. Não é raro haver pessoas falando juntas ou microfones ligados que causam ruídos e prejudicando a interação.

2 - Luz, câmera, ação

Luz e áudio são seu cartão de visitas. É horrível ter uma live com alguém que você não vê bem ou não ouve adequadamente. Tenha uma fonte de luz, se possível variável para que você possa ajustar de acordo com as condições do dia ou da noite. A melhor opção é ter várias luzes para que você possa eliminar sombras e que possa fazer a combinação de luz branca com outras cores. Prefira luz indireta para não cansar os olhos e não saturar sua imagem no vídeo. Usando notebook ou mesmo o celular, você resolve seu problema, mas um microfone externo melhorará muito a experiência de sua audiência. Da mesma forma, você poderá optar por uma boa webcam. As melhores costumam ser as mais caras, mas tudo dependerá da qualidade que você procura e possui para o momento. Esses aspectos também incluem a escolha do local que servirá de fundo para sua imagem. Fundos com livros são os preferidos, mas pense que quanto menos informação, melhor. Você pode inclusive colocar um pano no fundo. Pode escolher a cor que achar mais adequada. Lembre-se que deve eliminar as sobras que possam aparecer. Nesse sentido, um fundo escuro facilita as coisas. Mas nada adiantará todo esse aparato se sua conexão com a internet não for rápida e estável o suficiente para manter-se conectado. Quanto maior a definição de sua câmera, mais banda será necessária. O ideal é que tenha 10Mb ou mais. Você pode consultar sua velocidade em sites e aplicativos como esse: www.speedtest.net.

3 - Não se sinta tão à vontade

Precisamos nos preocupar em respeitar aqueles que compartilham conosco a mesma experiência. Apesar de estarmos em casa uma videoconferência é como se nos transportássemos para as casas de nossos colegas. O comportamento deve ser como se lá estivéssemos fisicamente. Assim:

- Avise as pessoas que estão com você sobre o fato de estar online. Barulhos, aparecimentos inusitados são engraçados, mas devemos evitar constrangimentos para todos.

- Cuide de sua aparência discretamente. Não precisa de uma superprodução, mas pentear os cabelos e não aparecer de pijama é recomendável.

- Evite comer durante a reunião, é desagradável conversar com alguém enquanto esse come. Se for algum muito discreto, ok. Água, café e outros ok.

- Desligue seu microfone se não estiver falando, isso evita poluição sonora para os demais e eventuais sons que você não gostaria de compartilhar. Da mesma forma, desligue avisos ou notificações que possam ser ouvidas pelos colegas.

- Se possível, dispense os óculos para evitar o reflexo da luz. Vale especialmente para quem tem luz frontal direta.

- Espere sua vez para falar, mas não monopolize a palavra. Lembre-se do grupo de participantes, quanto mais falar, menos tempo cada um terá para falar e expor suas opiniões. Também é tarefa do mediador coordenar isso.

- Cuidado com o juízo de valor, num espaço aberto com o uso e a interatividade ao alcance de muitos, as opiniões podem ser diversas e a internet tem como característica primordial o respeito a pluralidade e ao diálogo. Assim, estar preparado para as contradições é fundamental para manter um ambiente propício de aprendizado e de troca.

- Por fim, seja objetivo, uma videoconferência pode ser mais cansativa que uma reunião presencial e a tendência é que elas estejam cada vez mais presentes em nosso dia a dia. Assim, primar pela objetividade e cordialidade se tornam fundamentais.

Nota do Editor: Claudio Hernandes é coordenador dos cursos de Processos Gerenciais e Negócios Digitais do Centro Universitário Internacional Uninter.