Um estudo da TNS Research, empresa inglesa especializada em pesquisa de mercado, comprovou que interrupções constantes para leitura de e-mails, SMS ou atividades realizadas através de Smartphones são uma ameaça para o QI (Quociente de Inteligência) e para a concentração das pessoas. A pesquisa mostrou que pessoas viciadas em e-mail perdem em média 10 pontos no seu QI. Para se ter uma idéia de quão alto é o resultado, esse valor é 2,5 vezes maior do que a perda de pontos que sofrem usuários de drogas como a maconha.

Parece assustador, mas essa é uma realidade para muitos, principalmente para aqueles que utilizam o e-mail como uma ferramenta de trabalho. Os índices de sonolência, cansaço e diminuição da capacidade de focar em uma só atividade alcançaram níveis alarmantes nessa pesquisa realizada com mais de mil pessoas. Os participantes reclamaram que a chegada constante de novas mensagens acaba afetando diretamente a produtividade no trabalho.

É claro que o aumento da velocidade dos meios de comunicação trouxe benefícios para a sociedade em geral, porém, algumas de suas conseqüências são preocupantes. Segundo uma pesquisa realizada pela empresa da qual sou presidente, a Tríade do Tempo, especializada em gestão do tempo pessoal e empresarial, o brasileiro gasta em médias três horas diárias para ler, organizar, classificar e depois responder os e-mails.

O fato é que nos habituamos a recorrer às mensagens eletrônicas para tudo, o que compromete a comunicação no ambiente de trabalho e na vida pessoal. E aqueles que, inicialmente, não têm o hábito da checagem constante de e-mails, acabam caindo nesse problema, que gera, além da perda de produtividade, uma grande ansiedade.

Você já se deparou com uma situação em que um colega de trabalho envia uma mensagem ao outro que está no computador bem ao lado? Outro hábito bastante comum em ambientes corporativos é pedir para que se comuniquem com você através do e-mail por estar muito ocupado naquele momento. Essas atitudes devem ser evitadas e, para isso, recomendo alguns métodos que o ajudarão a manter o foco no seu trabalho:

· Estipule horários para a verificação dos e-mails - Checar suas mensagens seis vezes ao dia é o suficiente. Passar disso pode ser sinal do que chamamos de "Síndrome da Multi-Tarefa", isto é, uma vontade de realizar muitas atividades de uma só vez, perdendo o foco no que é realmente importante;
· Use-os corretamente - Os e-mails não devem ser usados para delegar atividades complexas nem para tratar de assuntos confidenciais ou muito extensos. Cada equipe tem suas necessidades com relação ao uso deles, por isso, estipule com seus colaboradores as situações em que essas mensagens devem ser enviadas; e
· Se for urgente, não mande e-mails - É necessário que as pessoas adotem essa política de resolver as urgências pessoalmente ou então por telefone. Isso porque, além de facilitar a organização da caixa de entrada daquele que receberia a mensagem, o seu problema será resolvido muito mais rapidamente com uma conversa direta.

A capacidade de lidar com as interrupções é um exercício diário de assertividade e objetividade, isso é uma questão de sabedoria na gestão do seu tempo. Procure planejar bem suas atividades e evite mensagens desnecessárias que, muitas vezes, atrapalham sua vida e daqueles com quem você compartilham este vício.

Nota do Editor: Christian Barbosa (www.christianbarbosa.com.br) é um dos maiores especialistas em gerenciamento de tempo e produtividade pessoal e empresarial do País. Autor do livro A Tríade do Tempo - A Evolução da Produtividade Pessoal, pela Editora Campus Sócio da Tríade do Tempo - empresa de treinamento, consultoria e produtos especializada em produtividade. Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/Onu - Empretec. Sua metodologia e teorias sobre produtividade ganharam destaque e importância nacional e internacional devido inovações e soluções diferenciadas.