Mergulhado num oceano diário de e-mails, blogs, websites, mensagens de textos, reportagens e relatórios. Assim é o dia-a-dia de um trabalhador da informação, um tipo de profissional que corresponde a 67% da força de trabalho nos Estados Unidos. Se você se enquadra neste perfil, já deve estar ansioso por tirar férias só para se ver livre de todo esse amontoado de dados e, enfim, botar a mão na massa e começar a trabalhar.

A realidade é dura, mas você não está sozinho. Atualmente bilhões de pessoas são diariamente bombardeadas com pelo menos 1.6 gigabyte de informação, segundo um estudo divulgado recentemente pelo professor Roger Bohn, da Universidade da Califórnia. Segundo o The Wall Street Journal, o levantamento do acadêmico - chamado "How Much Information?" - conta com verdadeiras pérolas, como os números da rotina de trabalho dos funcionários da IBM: cerca de 400 mil colaboradores da empresa enviam 12 milhões de mensagens instantâneas por dia, fato que resulta em uma perda anual de US$ 900 bilhões por causa desse acúmulo.

Ainda de acordo com o estudo - que deverá ser lançado este ano -, um profissional que trabalha diretamente com computadores gasta 25% de seu tempo procurando informação, voltando ao trabalho depois desta interrupção e lidando com outros efeitos deste fenômeno dos novos tempos. O problema está ficando sério e começa a afetar a produtividade de muitas empresas. A própria IBM criou diversas ferramentas de relacionamento interno, a fim de que os funcionários criem espaços onde conversem sobre projetos em andamento.

Outra solução encontrada pela empresa foi estabelecer alertas para palavras-chave ou para e-mails de determinadas pessoas, como o do seu chefe. Ela ainda atribuiu filtros para as mensagens, de forma que elas caiam em pastas específicas. E o mais importante: recomendou que seus funcionários utilizem o Não Perturbe quando não querem ou não podem ser interrompidos de realizar uma atividade. Tudo isso com o simples objetivo de não perder o foco no que realmente é importante: o trabalho que deve ser feito.

Como tudo na vida, esta é mais uma questão que seria resolvida com bom senso. É impraticável e improdutivo ficar várias vezes ao dia verificando e respondendo e-mails ou lendo e enviando informações. Se a pessoa aprende a estabelecer prioridades, vai saber diferenciar o que é mais importante no seu dia. Não tem como, por exemplo, participar de uma reunião com outros colaboradores ou superiores e ficar com o laptop aberto visitando sites ou checando a caixa de e-mails. Além de ser improdutivo para a reunião é um desrespeito com os colegas. O mesmo vale para o celular.

Também não dá para ler tudo que aparece na caixa de e-mails. Quanto menos tempo se tem, mais criteriosa deve ser a seleção do que se lê. Pode-se começar lendo no trabalho o que se refere ao trabalho e em casa ou fora do horário de expediente o que não corresponde à sua empresa. Dê importância e resolva primeiro o que é mais relevante e urgente. Priorize o que depende de você para ter seguimento ao longo do dia e depois vá tratando das outras questões e das que forem surgindo. Também não permita que sua caixa de mensagens seja um amontoado de ações "por fazer". Crie pastas para os e-mails que deva ler: prioritário, trabalho, responder, ler, pessoal, lazer, vídeos... É importante se organizar.

Outra atitude é disciplinar as pessoas. Se você recebe vários e-mails de piadas, informações irrelevantes ou correntes, não responda, nem encaminhe. O remetente vai perceber que você não tem tempo para isso ou "não é dessa turma". Se, por acaso, algum amigo ou colega de trabalho for insistente com mensagens desse tipo, chame sua atenção de forma cordial. Assim você poupará seu tempo evitando até mesmo excluir tais mensagens. O mesmo vale para programas de comunicação instantânea: se você puder falar, deixe o status disponível e estabeleça o contato. Do contrário, fique ausente ou ocupado e não responda se for chamado, assim a outra pessoa entenderá que você realmente não pode falar naquele momento. Também não deixe avisos sonoros ligados para quando você receber e-mail, MSN, Skype.

São pequenas atitudes que podem tornar seu dia e seu trabalho mais produtivo e organizado, sem perder o foco. Assim, você chegará ao final da sua jornada diária sem aquela terrível sensação de que o dia "não rendeu".

Nota do Editor: Luiz Alberto Ferla, administrador e engenheiro pós-graduado em planejamento estratégico, é CEO das empresas Talk Interactive (www.talkinteractive.com.br) - especializada em comunicação digital e Knowtec (www.knowtec.com) - especializada em inteligência competitiva.